Politique de confidentialité
Quelles données nous collectons, pourquoi, combien de temps nous les gardons, à qui elles sont communiquées et comment exercer vos droits.
Version 1.0 — en vigueur depuis le 22 septembre 2026
En clair
- Nous collectons le minimum : de quoi créer votre compte, faire vivre votre carte et encaisser vos paiements.
- Nous ne vendons jamais vos données, à personne, sous aucune forme.
- Aucune publicité ciblée, aucun profilage, aucune cession à des annonceurs.
- Votre paiement passe par Wave : nous ne voyons jamais votre code secret.
- Ce que vous mettez sur votre carte publiée est public — c'est le principe d'une carte de visite.
- Vous pouvez à tout moment consulter, corriger, récupérer ou supprimer vos données.
- Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l'ARTCI (article 11).
1. Qui est responsable de vos données
| Mention | Valeur |
|---|---|
| Dénomination sociale | OPTINOV Agence |
| optinovagence@gmail.com | |
| Contact « données personnelles » | optinovagence@gmail.com |
Cas particulier des cartes d'entreprise
Lorsqu'une entreprise crée des cartes pour ses collaborateurs, c'est elle qui est responsable du traitement des données de ces collaborateurs ; PROS.CARDS agit alors comme sous-traitant et n'utilise ces données que pour fournir le service. Un collaborateur qui souhaite faire corriger ou retirer sa carte s'adresse d'abord à son employeur ; nous l'assistons et exécutons ses instructions.
2. Le cadre légal, et nos engagements
OPTINOV Agence traite vos données conformément à la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel, sous le contrôle de l'Autorité de protection des données à caractère personnel (ARTCI). Concrètement, nous nous engageons à en respecter les principes :
- Licéité et loyauté — nous collectons vos données avec votre consentement ou sur une autre base prévue par la loi, jamais à votre insu.
- Finalité déterminée — chaque donnée est collectée pour un but précis, annoncé à l'avance, et n'est pas réutilisée pour autre chose.
- Minimisation — nous ne demandons que ce qui est nécessaire.
- Exactitude — vous pouvez corriger vos données à tout moment.
- Durée limitée — nous ne conservons pas vos données indéfiniment (article 9).
- Sécurité et confidentialité — nous les protégeons contre la perte, le vol et l'accès non autorisé (article 10).
- Transparence — le présent document, et nos réponses à vos questions.
3. Les données que vous nous donnez
| Catégorie | Données précises | Quand |
|---|---|---|
| Compte | Nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (conservé sous forme chiffrée, jamais lisible par nous), numéro de téléphone selon le parcours | À l'inscription |
| Carte de visite | Nom affiché, fonction, entreprise, photo, logo, téléphones, e-mails, adresse, site web, réseaux sociaux, liens personnalisés, textes de présentation, couleurs et mise en forme | À la création et à chaque modification |
| Organisation | Nom de l'entité, coordonnées communes, logo, charte de couleurs, liste des membres et leur rôle | Formules entreprise |
| Demande de contact | Nom, e-mail, téléphone, profil, message | Formulaire de contact |
| Assistance et commandes | Type de demande (carte NFC, carte papier), quantité, message, échanges avec notre équipe | Depuis votre espace |
| Newsletter | Adresse e-mail et preuve de votre consentement | Si vous vous inscrivez |
4. Les données produites par votre utilisation
| Catégorie | Données précises |
|---|---|
| Connexion et sécurité | Jeton de session conservé sous forme hachée, date d'expiration, type de navigateur et d'appareil, date et heure des connexions |
| Statistiques de carte | Nombre de consultations de votre carte. Nous n'identifions pas les visiteurs et n'établissons aucun profil de vos contacts. |
| Journaux techniques | Adresse IP, horodatage et pages appelées, conservés pour la sécurité et le diagnostic de panne |
| Traçabilité administrative | Actions sensibles réalisées par nos administrateurs sur un compte (désactivation, réactivation), afin de pouvoir les justifier |
5. Ce que nous ne collectons pas
Nous ne collectons jamais : données de santé, opinions politiques, religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, origine ethnique, vie sexuelle, données biométriques ou génétiques, données relatives aux infractions et condamnations, numéro de pièce d'identité nationale. Merci de ne pas publier de telles informations sur votre carte.
Enfants. Le Service n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Si nous apprenons qu'un compte a été créé par un mineur sans autorisation, nous le supprimons.
6. Le paiement par Wave, en détail
- Lorsque vous payez, vous êtes redirigé vers la page de paiement sécurisée de Wave.
- Nous transmettons à Wave uniquement le montant, la devise (XOF), une référence interne de commande et les adresses de retour après succès ou échec.
- Vous saisissez vos identifiants chez Wave, jamais chez nous.
- Wave nous renvoie une notification signée contenant le résultat du paiement et sa référence ; nous vérifions cette signature avant d'activer quoi que ce soit.
- Nous conservons la trace de la transaction pour votre reçu, notre comptabilité et le traitement d'une éventuelle réclamation.
| Donnée | Qui la détient |
|---|---|
| Numéro de téléphone Wave, code secret, code PIN, solde | Wave uniquement. Ces informations sont saisies sur l'interface de Wave et ne transitent jamais par PROS.CARDS. |
| Référence de transaction, montant, devise, statut, canal, date | PROS.CARDS, pour la facturation, la comptabilité et le service après-vente |
Wave agit comme responsable de traitement indépendant pour les données de paiement qu'il collecte : leur usage est régi par sa propre politique de confidentialité. Nos clés d'accès à son interface de programmation sont stockées exclusivement sur nos serveurs, jamais dans le navigateur ni dans l'application.
7. Pourquoi nous utilisons vos données, et sur quelle base
| Finalité | Données concernées | Base légale |
|---|---|---|
| Créer et gérer votre compte, vous authentifier | Compte, connexion | Exécution du contrat |
| Vérifier votre adresse e-mail, réinitialiser un mot de passe | E-mail, jeton temporaire | Exécution du contrat |
| Créer, héberger et afficher votre carte publique | Carte | Exécution du contrat et publication volontaire |
| Encaisser vos paiements et émettre vos reçus | Référence de transaction, montant, statut | Contrat et obligation légale |
| Traiter vos commandes de cartes NFC ou papier | Commandes, coordonnées de livraison | Exécution du contrat |
| Répondre à vos demandes d'assistance | Demandes, échanges | Consentement et intérêt légitime |
| Vous envoyer les e-mails de service : confirmation, reçu, rappel d'échéance, alerte de sécurité | Exécution du contrat | |
| Vous envoyer la newsletter | Votre consentement, retirable à tout moment | |
| Mesurer l'audience d'une carte | Compteur agrégé | Intérêt légitime, sans identification des visiteurs |
| Sécuriser le service, prévenir la fraude et les abus | Journaux, adresse IP, traçabilité administrative | Intérêt légitime et obligation de sécurité |
| Respecter nos obligations comptables et fiscales | Factures et pièces de paiement | Obligation légale |
Retrait du consentement. Lorsque le traitement repose sur votre consentement — la newsletter, notamment — vous pouvez le retirer à tout moment et sans justification : lien de désinscription en bas de chaque e-mail, ou demande à optinovagence@gmail.com. Le retrait ne remet pas en cause ce qui a été fait avant.
Ce que nous ne faisons pas
- vendre, louer ou échanger vos données personnelles ;
- les céder à des courtiers en données ou à des annonceurs ;
- vous profiler à des fins publicitaires ;
- prendre à votre égard une décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ;
- utiliser le contenu de vos échanges avec notre assistance à d'autres fins que d'y répondre ;
- réutiliser pour notre propre prospection les coordonnées figurant sur les cartes de nos utilisateurs.
8. Qui d'autre peut voir vos données
8.1. En interne
Seules les personnes habilitées de OPTINOV Agence — administration du service, assistance, comptabilité — accèdent aux données, dans la limite de leurs fonctions et sous engagement de confidentialité.
8.2. Nos prestataires (sous-traitants)
| Prestataire | Rôle | Données concernées | Hébergement |
|---|---|---|---|
| Notre hébergeur | Hébergement du site, de l'interface d'administration et de la base de données | Toutes les données du service | Communiqué sur demande |
| Cloudflare R2 | Stockage des photos et logos déposés sur les cartes | Images de carte | Communiqué sur demande |
| Resend | Envoi des e-mails de service et de la newsletter | Nom, adresse e-mail, contenu du message | Communiqué sur demande |
| Wave | Encaissement des paiements | Données de paiement (voir article 6) | Côte d'Ivoire |
Chacun est lié par un contrat lui imposant de n'agir que sur nos instructions, de ne pas réutiliser les données et d'assurer leur sécurité.
8.3. Le public
Une carte publiée est publique par nature. Les informations qu'elle contient sont accessibles à toute personne disposant du lien ou du QR code, et peuvent être indexées par les moteurs de recherche. Vous choisissez ce que vous y mettez et pouvez la dépublier à tout moment.
8.4. Les autorités
Nous pouvons être tenus de communiquer des données sur réquisition judiciaire ou demande légale d'une autorité compétente. Nous vérifions systématiquement la régularité de la demande et n'en transmettons que le strict nécessaire.
9. Transferts hors de Côte d'Ivoire et durées de conservation
9.1. Transferts
Certains de nos prestataires techniques hébergent les données hors du territoire ivoirien. La loi n° 2013-450 n'autorise un tel transfert que si le pays destinataire assure un niveau de protection suffisant, ou si le transfert est encadré par des garanties appropriées. En conséquence :
- nous retenons des prestataires établis dans des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat, ou offrant des garanties contractuelles équivalentes ;
- les transferts sont encadrés par des clauses contractuelles de protection des données conclues avec chaque prestataire ;
- les données sont chiffrées en transit ;
- ces transferts font l'objet des formalités requises auprès de l'ARTCI.
Vous pouvez nous demander la liste à jour des pays concernés et une copie des garanties mises en place, à optinovagence@gmail.com.
9.2. Combien de temps nous gardons vos données
| Donnée | Durée de conservation |
|---|---|
| Compte actif et carte | Tant que votre compte existe |
| Compte fermé à votre demande | Suppression ou anonymisation sous 30 jours |
| Compte gratuit inactif | Averti à 24 mois d'inactivité, supprimé 30 jours après l'avertissement |
| Photos et logos déposés | Supprimés avec la carte, au plus tard 30 jours après |
| Sessions de connexion | Jusqu'à l'expiration du jeton ou la déconnexion ; 13 mois au maximum |
| Journaux techniques | 12 mois |
| Demandes de contact | 3 ans à compter du dernier échange |
| Demandes d'assistance | 3 ans après clôture |
| Inscription à la newsletter | Jusqu'au retrait du consentement, et 3 ans sans interaction |
| Transactions, factures et pièces comptables | 10 ans, conformément aux obligations comptables et fiscales |
| Preuve du consentement | 5 ans |
À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou rendues anonymes : elles ne permettent alors plus de vous identifier et ne servent qu'à des statistiques globales.
10. Comment nous protégeons vos données
- Chiffrement en transit : tout le site et son interface de programmation sont servis en HTTPS/TLS.
- Mots de passe : jamais stockés en clair, conservés sous forme d'empreinte cryptographique irréversible. Nous ne pouvons pas les lire, même en interne.
- Sessions : jetons conservés sous forme hachée, révocables à distance, avec expiration automatique.
- Contrôle des accès : accès administrateur limité aux personnes habilitées, par rôle, avec journalisation des actions sensibles.
- Cloisonnement : les environnements de test et de production sont séparés.
- Sauvegardes régulières de la base de données, restaurables.
- Mises à jour de sécurité appliquées régulièrement, audits internes périodiques du code et de la configuration.
- Paiements : aucune donnée bancaire ou de portefeuille mobile n'est stockée chez nous ; les clés d'accès restent côté serveur et les notifications de paiement sont vérifiées par signature.
En cas de violation de données
Si une fuite, un accès non autorisé ou une perte survenait et risquait de porter atteinte à vos droits, nous informons l'ARTCI dans les meilleurs délais et vous prévenons directement lorsque le risque vous concerne, en vous indiquant ce qui s'est passé, les conséquences possibles et les mesures à prendre.
11. Vos droits, et comment les exercer
La loi ivoirienne vous reconnaît les droits suivants. Leur exercice est gratuit.
| Votre droit | Ce que vous pouvez demander |
|---|---|
| Information | Savoir, en termes clairs, quelles données nous avons, pourquoi, combien de temps et à qui elles sont communiquées. C'est l'objet du présent document. |
| Consentement | Donner ou refuser votre accord, et le retirer quand vous le souhaitez. |
| Accès | Obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie compréhensible. |
| Rectification | Faire corriger ou compléter une donnée inexacte ou périmée. |
| Opposition | Vous opposer, pour un motif légitime, à un traitement — et, sans avoir à vous justifier, à la prospection commerciale. |
| Effacement | Demander la suppression de vos données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, que vous retirez votre consentement ou que le traitement est illicite. |
| Portabilité | Récupérer les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé, pour les transférer ailleurs. |
| Déréférencement | Demander que vos informations cessent d'être indexées publiquement, dans les cas prévus par la loi. |
| Sort des données après le décès | Donner des directives sur ce qu'il advient de vos données ; vos ayants droit peuvent nous saisir. |
| Réclamation | Saisir l'ARTCI si vous estimez vos droits méconnus. |
Comment faire
Écrivez-nous à optinovagence@gmail.com, en précisant votre demande et l'adresse e-mail de votre compte.
- Nous accusons réception sous 72 heures.
- Nous répondons dans un délai maximum de 30 jours. Si la demande est complexe, nous vous prévenons et le délai peut être prolongé une fois, en vous en expliquant la raison.
- Si un doute sérieux existe sur votre identité, nous pouvons demander un justificatif — utilisé pour cette seule vérification, puis détruit.
Si notre réponse ne vous convient pas
Vous pouvez saisir l'Autorité de protection des données à caractère personnel (ARTCI) : autoritedeprotection.ci — infos-apdp@artci.ci — +225 27 20 34 07 49.
12. Cookies et traceurs
Nous utilisons le strict minimum.
| Type | À quoi il sert | Durée | Consentement |
|---|---|---|---|
| Cookie de session | Vous garder connecté et sécuriser votre session | Durée de la session, 13 mois au maximum | Non requis — indispensable au service |
| Préférences d'affichage | Mémoriser un choix d'interface | 12 mois | Non requis |
À ce jour, nous n'utilisons aucun cookie publicitaire, aucun traceur de réseau social et ne partageons rien avec des régies. Si cela devait changer, un bandeau de consentement vous serait présenté avant tout dépôt, avec un refus aussi simple que l'acceptation.
Vous pouvez à tout moment supprimer les cookies depuis les réglages de votre navigateur ; la suppression du cookie de session vous déconnectera.
13. Liens vers d'autres sites
Une carte publiée peut contenir des liens vers des sites tiers : réseaux sociaux, site d'entreprise, WhatsApp. En cliquant, vous quittez PROS.CARDS — la présente politique ne s'applique plus et c'est celle du site visité qui prend le relais. Nous ne maîtrisons pas leurs pratiques.
14. Modification de cette politique
Nous pouvons faire évoluer ce document, notamment si le service change ou si la réglementation évolue. Toute modification importante vous sera notifiée par e-mail et par un message dans votre espace, au moins 15 jours avant son entrée en vigueur. La date de version figure en tête de page ; les versions précédentes sont communiquées sur simple demande.